Ota yhteyttä

GDPR-mörkö taltutettu minuutissa!

7.3.2018 11:07

keep_calm_and_comply_with_gdpr

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) parantaa tietosuojaa ja lisää henkilötietorekisteriin kuuluvien oikeuksia. Asetus vaikuttaa kaikkiin yrityksiin, joissa käsitellään henkilötietoja.  

Olennaisena GDPR:n osana asiakkaalla on oikeus helposti ja nopeasti saada tietoonsa hänestä yrityksen järjestelmiin tallennetut tiedot. Tämä aiheuttaa yrityksissä huolta, koska monesti henkilötiedot ovat hajallaan eri puolilla organisaatiota, erilaisissa järjestelmissä, rekistereissä ja tiedostorakenteissa.

Esittelen tässä kirjoituksessa ratkaisun, joka helpotti meillä asiakkaiden GDPR-kyselyiden hoitamista merkittävästi.

Testasin, miten hoidan asiakkaan GDPR-tietokyselyn:

  1. Meiliin pamahtaa asiakkaan kysely: ”Haluan nähtäväksi kaikki tiedot, mitä olette minusta vuosien aikana keränneet!”
  2. Asiakkaan tietoja meillä on ainakin 3 eri järjestelmässä:
    • Outlook, Sharepointin lukuisat eri kansiot, CRM & markkinointityökalu (Hubspot)
  3. Etsin asiakkaan tiedot näistä järjestelmistä ja copy-pastetan tiedot yksittäisistä meileistä ja dokumenteista yhteen word-dokumenttiin, jonka talletan luomaani GDPR-kansioon (johon kaikilla muilla ei tietenkään ole pääsyä). Tässä vaiheessa alkoi hiki nousta pintaan.
  4. Joudun vielä tsekkaamaan, oliko kollegan myyntikansiossa asiakkaan tietoja. Olihan niitä. Kollega oli tietysti lomalla.
  5. Kehittäjämme huomauttaa että olen käyttänyt Slackissa asiakkaan nimeä ja joudun hakemaan tiedot sieltäkin.
  6. Saan lopulta asiakastiedot kopioitua word-dokumenttiin, jonka tallennan pdf-muotoon ja lähetän asiakkaalle.

Aikaa vierähti kaikkine viiveineen reilun työpaivän verran. Kyllähän tämä ehkä tästä, yrityksemme on kuitenkin pieni ja ketterä.

Mutta mutta. Mitenköhän kyselyt hoidetaan isommissa firmoissa, joissa on satoja työntekijöitä, kymmeniä tuhansia asiakkaita ja miljoonia tiedostoja?

Ilveshaku astuu näyttämölle

Kumppanimme Ilves Solutions esitteli meille uuden palvelun, jonka avulla eri järjestelmistä voi yhdellä haulla löytää tiedostot, kuvat ja asiakastiedot. Palvelun nimi oli Ilveshaku. Olimme skeptisiä, ratkaiseeko Ilveshaku kaikki ongelmamme. Päätimme kuitenkin kokeilla palvelua, koska käyttöönotto ei vaatinut meiltä mitään. Yhdistin käyttämäni tietolähteet kivuttomasti (ja olen se markkinointityyppi!).

Seuraavaksi testasin, miten hoidan GDPR-kyselyn käyttäen Ilveshakua:

Hain asiakkaan nimellä Ilveshakua käyttäen, ja 3 klikkauksen jälkeen minulla oli PDF-raportti asiakkaasta, jonka tiedot löytyivät Hubspotista, Outlookista ja Sharepointista. Aikaa meni kymmenisen sekuntia, ja viestin lähettämisen kanssa koko hommaan meni alle minuutti. Pakko oli hymyillä epäuskoisesti.

Tältä näyttää Ilveshaun tuottaman GDPR-raportin yhteenveto:

GDPR-raportti-PH

Tätä kirjoitettaessa GDPR:n H-hetkeen on jo alle 80 päivää. Olen itse tyytyväinen että kokeilin Ilveshakua, ja suosittelen tarkistamaan olisiko se myös teille sopiva ratkaisu, ennen kuin aika loppuu kesken.

Ilveshaku.fi